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Sonderveröffentlichung

Würzburg

Die Location bestimmt den Erfolg des Events

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Herausforderung für den Veranstalter

Hubertus Hof - Seehotel GmbH & Co. KG
Hotel Lamm Betriebs GmbH
Landhotel Rügheim
Superior Hotel – Restaurant – Café „Spechtshaardt“
Seehotel GmbH & Co. KG
Passt die Event-Location zu meiner Veranstaltung, wie gut ist sie erreichbar, was erwartet meine Zielgruppe, wird die Event-Location deren Ansprüchen gerecht? Die richtige Auswahl der Event-Location ist für den Veranstaltungserfolg von entscheidender Bedeutung und die passende Location zu finden, eine hohe Herausforderung für den Veranstalter.

Die Event-Location muss zum Thema des Events passen und die geeigneten Räume in Größe, Form, Helligkeit, Belüftung, Ausstattung und Ambiente zur Verfügung stellen können. Je ausgefallener das Event, desto anspruchsvoller die Anforderungen an die Event-Location.

Auch die Nachhaltigkeit einer Veranstaltung ist im hohen Maße von der gebuchten Event-Location abhängig. Mit der Besonderheit der ausgesuchten Event-Location oder einem herausragenden Tagungshotel lassen sich die Gäste beeindrucken.

Was geht und was nicht geht

Schon bei Vorgesprächen lässt sich feststellen, was geht und was nicht geht. Treten hier schon Schwierigkeiten auf, die Vorstellungen „an den Mann/die Frau zu bringen“, erübrigen sich weitere Verhandlungen über Preis und Abwicklung. Nicht nur die Räumlichkeiten sollten den Vorstellungen und Ansprüchen des Veranstalters entsprechen, sondern auch das Personal vor Ort, das die Teilnehmer bzw. Mitarbeiter während der Veranstaltung betreut.

Um bei der Recherche effizient vorzugehen, sollten man eine Checkliste zusammen stellen und festlegen, welche Mindestanforderungen an die Event-Location oder das Tagungshotel gestellt werden und wie diese idealerweise aussehen und ausgestattet sein sollten. Folgende Punkte sind bei der Auswahl der Location zu beachten:

- Welcher Bedarf besteht für die Veranstaltung in Bezug auf Größe, Ausstattung, Ambiente und Anzahl der Räumlichkeiten und der weiteren Infrastruktur
- Haben die Vortragsräumlichkeiten Tageslicht und sind sie gut zu belüften
- Sind die Räumlichkeiten akustisch gut abtrennbar
- Wie sieht die Bereitstellung moderner und funktionaler Tagungstechnik aus und genügt diese allen Anforderungen
- Gibt es ausreichend Sanitärräume, evtl. Räume für Kinderbetreuung
• Ist ein bestmöglicher Auftritt für Sponsoren möglich, können Banner in der Event-Location in exponierter Lage aufgehängt und angebracht werden, sind Flächen für eine Präsentation vorhanden
- Welche Möglichkeiten gibt es beim Catering, ist ein Restaurant direkt in der Event-Location mit ausreichenden Plätzen vorhanden, kann die vorgesehene Teilnehmerzahl problemlos in den Pausen versorgt werden, sind Exklusivrechte einer Cateringfirma zu beachten oder darf auch ein Caterer der eigenen Wahl eingesetzt werden.

Stehen Sie unter Zeitdruck oder haben Sie wenig Erfahrung im Eventmanagement, so bietet sich auf jeden Fall an, eine Event-Agentur für die Recherche zu Rate zu ziehen.


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Erscheinungstermin: 8. Oktober 2019
Anzeigenschluss: 24. September 2019
Kontakt: Marketing-Service
marketingservice@mainpost.de
Telefon (0931) 6001 208 oder -694
Seehotel Niedernberg
Hotel Restaurant Spechtshaardt
Hubertus-Hof
Hotel Lamm
Burkardushaus Tagungszentrum am Dom
Tagungshotel Benediktushöhe Retzbach
i-PARK Hotel
Landhotel Rügheim
Hotel Panorama

Angenehme Unterbringung

Erfolg hängt auch vom Ambiente ab

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Die Tagungshotellerie bietet eine Kombination aus angenehmer Unterbringung gepaart mit den modernen Anforderungen an das Tagungswesen. Es stehen immer frischer Kaffee und kalte Getränke bereit. Unter solchen Voraussetzungen tagt es sich gut – man verliert keine wertvolle Zeit mit der Suche nach technisch Verantwortlichen und kann die Pausen für eine kleine Stärkung nutzen.

Stimmt darüber hinaus die Qualität der Zimmer und bietet der Gasthof oder das Hotel vielleicht sogar eine Sauna, ein Schwimmbad oder einen Wellnessbereich für die Teilnehmer einer Tagung oder eines Seminars, können diese danach entspannen. Gleichzeitig lässt man sie so Wertschätzung spüren. Das motiviert und macht so ein Treffen erfolgreich. Selbst Kleinigkeiten behalten die Gäste im Hinterkopf.

Das Kleine Hotel Iphofen
Villa Spahn